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12月28日，在2022釘釘7.0產(chǎn)品發(fā)布會“協(xié)同辦公專場”分論壇上，海亮教育總裁辦公室戰(zhàn)略部負責人劉卓青發(fā)表了關于《高效會議實踐法則與工具》的主題演講，分享了海亮教育集團用釘閃會實現(xiàn)高效會議、解放勞動力的經(jīng)驗。劉卓青表示，“釘閃會在會前、會中、會后幫助我們對會議進行優(yōu)化，而高效會議改革帶來的最大改變是倒逼會議組織形態(tài)的完善?！?/p>

海亮教育有27年辦學歷史，是國內覆蓋領域最廣、最具綜合實力的民辦基礎教育集團之一。隨著業(yè)務快速發(fā)展帶來的組織優(yōu)化升級需求，海亮教育開展了專項清朗行動，首要解決的就是低效會議問題。針對時間長、數(shù)量多、不聚焦、難跟蹤的四個痛點，海亮教育做了專屬方案，并選擇釘閃會作為適配工具。而釘閃會的議程設置、倒計時等功能幫助海亮集團實現(xiàn)了“會前有準備、會中有目標、會后有跟蹤”的高效會議效果。

會上，劉卓青總結了釘閃會帶來的五個可視化成果：多會變少會、大會變小會、長會變短會、能線上就不線下、能不開會就不開會。真正踐行了簡單、高效、直接的職場文化。

(資料圖片僅供參考)

目前，釘閃會經(jīng)過試用，已經(jīng)在海亮教育集團的多個部門、學校、園所實現(xiàn)了全場景覆蓋。對此，劉卓青提出了未來愿景，“海亮教育希望以高效會議借用釘閃會工具作為起點，打造一個全新的職場生態(tài)環(huán)境，為人才提供更加舒適的棲息地，不斷優(yōu)化組織發(fā)展，讓員工能夠迸發(fā)出更加強大的創(chuàng)新活力?！?/p>

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以下是演講實錄：

大家下午好，我是海亮教育的劉卓青，很高興今天能和在座的嘉賓一起來分享海亮教育關于高效會議的實踐法則與工具。

海亮教育隸屬于海亮集團，海亮集團是一家世界500強企業(yè)，1989年在紹興成立，目前總部位于濱江高新區(qū)。一直以來，海亮集團秉持著既講企業(yè)效益，更求社會公德這樣的發(fā)展理念，聚焦在教育事業(yè)、有色金屬制造業(yè)、生態(tài)農業(yè)三大領域，致力于為人民的美好生活提供海亮方案。

作為優(yōu)先發(fā)展的教育產(chǎn)業(yè)，海亮教育已經(jīng)有27年的辦學歷史，一直以來我們秉持著為黨育人、為國育才的辦學理念，不斷地在進行轉型升級，致力于成為國內一流、國際知名的K12教育全產(chǎn)業(yè)服務的提供商。

目前，海亮自有加運營的學校超過了142所，橫跨了19個省、44個市、73個縣，已經(jīng)成為了國內覆蓋領域最廣、最具綜合實力的民辦基礎教育集團之一。

戰(zhàn)略到執(zhí)行如何保持步調一致？

我們發(fā)現(xiàn)，隨著我們的戰(zhàn)略版圖在全國范圍內快速擴張，現(xiàn)有的溝通方式出現(xiàn)了一些弊端，遠程一線的炮火聲傳遞不到后臺管理者的耳朵當中，真實的聲音聽不見，就會導致我們戰(zhàn)略傳遞失真。

同時，隨著我們的業(yè)務發(fā)展，對于部門協(xié)同的要求也提出了更高的要求，會存在一些流暢度不足的情況。

對于員工個人來說，隨著業(yè)務快速的上馬、增加，員工的負荷一直在做加法，過重的負擔會導致效率的降低。

針對以上種種情況，我們就以戰(zhàn)略性的舉措來進行我們組織的優(yōu)化升級，推出了海亮教育專屬的清朗行動，旨在進行職場生態(tài)優(yōu)化的專項工作，來更好的匹配我們的戰(zhàn)略發(fā)展需求，賦能業(yè)務的發(fā)展，進行組織的轉型升級。

從開好一場會開始，亮劍組織升級

高效會議可以說是我們整個清朗行動的亮劍行動。通過調查，我們發(fā)現(xiàn)目前組織內存在著這樣四個低效會議的痛點：時間長、數(shù)量多、不聚焦、難跟蹤。

在我們企業(yè)發(fā)展過程當中，尤其是大規(guī)模的企業(yè)，多多少少都會有這樣的會議病。這樣的問題會導致企業(yè)會議端效率低下，拉低產(chǎn)出，浪費成本。針對這樣的情況，員工也會抱怨：我每天都在開會，自己的本職工作反而沒有時間去做，每天被卷入到各種各樣的會議當中。這表面上看起來是開會成本的消耗，實則是對員工個人心智的損耗，會導致整個企業(yè)組織發(fā)展創(chuàng)新嚴重受到阻礙。

因此，在這樣的情況下，我們認為高效會議的推行勢在必行。你想要推行一套改革方案，首先要做制度治理，要在意識層面上讓大家重視會議，同時還要找到很好的工具，能夠完美適配你的方案，支撐方案能夠落地。同時，還要在方案落地之后回頭看我們的方案和工具能不能具有更好的適配性，來服務組織進行會議的改革。

我們與釘閃會相見恨晚。改革前遇到的業(yè)務問題喜歡拉會，一開就是幾個小時，上班時間都是開會，員工在下班時間才能去溝通客戶、溝通業(yè)務，工作時間大大受到了擠壓。

在改革之后，我們首先要求會議組織者在開會之前問自己三個問題：我開這個會議的目的是什么？為了達成這個目的會議是不是最好的形式？為了達成這個目的，我們是否有充分的會議準備？

這是我們總結出來的會前三問。我們希望通過會前三問理清會議組織者的思路，讓他做好會議的相關準備，同時在這個過程中最大程度合并同類會議，使得會議數(shù)量減少。

以我們一項新興的戰(zhàn)略增長業(yè)務為例，經(jīng)過這一輪改革之后，月均會議從50+已經(jīng)降到了20次以內，首先從儀式上大家重視了會議，我們的勞動力真正的從會議當中解放出來。

有了高效會議，意識奠定基礎，我們就需要一款工具能夠支撐整個方案的推行，為了讓企業(yè)的信息效率能夠得到更好的提高，釘閃會就能達到這樣的效果。

釘閃會最大的作用，是倒逼組織形態(tài)的完善

會議時間大大縮短是依靠什么？在我們改革之前，議題和人員都是不夠清晰、不夠聚焦的，同時討論會比較發(fā)散，會議效率都是比較低的。但是在使用釘閃會之后，通過很簡單的一個會議議程的設置，就能夠讓大家在會前把所有資料準備好，并且對會中流程進行了嚴格的把控。

第二，在會前會要求每個人，尤其是會議的最高領導者、決策者去讀這些材料，這樣就可以縮短在會議上大家輪流低效匯報的時間。

第三，我們還會設置倒計時功能，真的非常好用，有了這個倒計時功能放在那里，每個人無形之中就會感受到時間的壓力，就會倒逼你去提升自己發(fā)言的質量和輸出的密度，從而使發(fā)言變得更加簡潔和凝練。以前一個例會至少兩個小時以上，現(xiàn)在一個小時以內全部搞定，50%的時間省了出來。

釘閃會不僅在會前、會中幫助我們對會議進行了優(yōu)化，在會后總結和跟蹤環(huán)節(jié)也使得整體會議更加簡便。

之前因為我們單位對于會議要求也比較高，所以對于會議紀要整理，可能穿插著工作，專人去整理需要一兩天時間，效率很低。但是有了釘閃會，在開會的同時就可以會議紀要同時記錄，在會議結束之后，大家只需要花一兩分鐘快速一起過一下會議紀要，確保我們的認知一致。

同時，會議紀要一旦產(chǎn)生，我們的待辦就很明確，到事、到人，這樣分工也很明確，不會再像以前，會議上布置的任務需要人盯人的方式一遍一遍去催，催的過程中一個是容易出現(xiàn)遺漏，另外不知道之前這些會議任務進行到什么程度了。這個待辦功能就能夠很好的幫助我們，對于任務發(fā)出者來說，可以看到我發(fā)出的會議任務他們已經(jīng)完成到什么程度，有沒有完成。對于會議任務的接收者來說，我知道我要在什么時間點之前完成什么樣的任務，這個會議任務才能夠得到有效的執(zhí)行。所以實現(xiàn)了任務分工的明確，真正的可以說實現(xiàn)了會議任務結果的可視化、可追蹤。

除此以外，高效會議改革帶來的最大改變，是倒逼會議組織形態(tài)的完善。之前是一個負責人面向20多個人開會，20多個員工逐個匯報，導致細節(jié)逐漸被放大，討論顆粒度過細。

實行了高效會議改革和釘閃會以后，釘閃會內置的會議結構會倒逼形成一個中層，可以在會議前解決大部分很細節(jié)化的一線問題，在會議當中總負責人只需要聽取中層的匯報就好了，整體的會議組織結構就逐漸清晰、明朗起來。

可以說，高效會議的推行和釘閃會的使用，讓海亮教育邁出了高效會議堅定有利的一步。目前也經(jīng)過總裁室的試用，已經(jīng)在多個部門、學校、園所實現(xiàn)了全場景覆蓋。我們很期待這種自上而下的推行和自下而上優(yōu)化建議的方式，能夠讓海亮教育在會議改革端更加卓有成效，能夠實現(xiàn)效率和協(xié)同的雙向奔赴。

每一個改革都需要有衡量標準，我們總結出來五個可視化的成果：

第一，要多會變少會，會議數(shù)量更少；

第二，大會變小會，會議人員更加精準；

第三，長會變短會，時間更短；

第四，能線上就不線下，節(jié)約更多差旅時間精力成本；

第五，能不開會就不開會。讓我們每個人都能重視會議，尊重會議的時間，最終踐行簡單、高效、直接的職場文化。

海亮教育也希望以高效會議借用釘閃會工具作為起點，打造一個全新的職場生態(tài)環(huán)境，為人才提供更加舒適的棲息地，不斷的優(yōu)化組織的發(fā)展，讓員工能夠迸發(fā)出更加強大的創(chuàng)新活力。讓高效會議還職場一片清朗。

謝謝大家的聆聽，我的分享到此結束。

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